Acuerdo con organizadores

Acuerdo con organizadores

Epix: el operador de Epix, persona individual (no es una sociedad mercantil) domiciliada en Guatemala. Por tratarse de una persona individual, no existe un representante legal distinto: el operador de Epix es la parte contratante y firma por sí mismo.

Organizador: se completa al firmar con cada organizador.

1. Qué presta Epix

Epix proporciona la plataforma donde el organizador publica su evento, recibe inscripciones, administra participantes, revisa comprobantes de pago y valida pases digitales.

Epix no organiza el evento, no fija precios ni condiciones, no recibe ni custodia el dinero de las inscripciones, y no garantiza ventas ni asistencia.

Dicho con precisión, porque así funciona el producto: el contrato de la carrera se celebra entre el corredor y el organizador. Epix no es parte de ese contrato, ni coorganizador, ni comercializador, ni intermediario de pago. El dinero de cada inscripción se transfiere directo a la cuenta bancaria que el organizador publica, sin pasar por ninguna cuenta de Epix, de modo que Epix no está en condiciones técnicas ni contractuales de retener, liquidar ni devolver ese dinero.

Esta descripción no traslada responsabilidad ni exonera a ninguna de las partes. La asignación de riesgo se trata en la sección 11.

2. Alta, autoridad y cuenta

El organizador debe acreditar existencia y capacidad, representación cuando corresponda, NIT, contacto y la cuenta bancaria en la que recibirá los pagos. Debe mantener esa información actualizada y administrar a su staff con el mínimo privilegio necesario. Epix puede verificar la información de forma proporcional.

Documentos exigidos en el alta. El organizador presenta dos: su NIT o constancia de RTU, y un comprobante de que la cuenta bancaria que publicará le pertenece o está autorizado para usarla. Ese segundo documento es el que importa para el corredor, porque es la cuenta a la que transferirá su dinero.

Epix revisa esos documentos y guarda una copia en un espacio de almacenamiento privado, al que solo tienen acceso el operador de Epix y la persona dueña de la organización, junto con la constancia de quién la revisó y en qué fecha. Esa copia se conserva conforme a la política de privacidad. Esto no aplica al documento de identidad de los participantes, que Epix no recopila.

3. Obligaciones del organizador sobre su evento

El organizador es responsable de:

• contar con permisos, rutas, coordinación, personal, primeros auxilios, seguridad y seguros que correspondan a su evento;
• la veracidad y actualidad de lo que publica en la ficha: identidad, fecha, lugar, cupos, precio, condiciones, accesibilidad, edades, riesgos, elementos incluidos y cambios;
• responder por sus proveedores, staff, voluntarios, patrocinadores y por el contenido que carga;
• atender incidentes y reclamos de sus participantes y preservar la evidencia; y
• avisar cualquier cancelación o cambio material con el plazo y por el canal que se acuerden.

Este acuerdo no traslada de forma automática toda la responsabilidad al organizador ni exonera a Epix por sus propios actos.

4. Términos del evento

El organizador redacta, publica y es el titular de los términos y condiciones de su evento. Ese texto es suyo y responde por su contenido y su legalidad.

Epix no redacta términos de carrera y no ofrece un texto sugerido. El producto mantiene bloqueado el checkout mientras el organizador no haya publicado sus términos, y conserva el registro de qué versión aceptó cada corredor y cuándo.

Ese bloqueo no es una recomendación. La función que crea la inscripción se detiene si el evento no tiene términos publicados, y exige del checkout cuatro aceptaciones exactas: los términos del corredor, el aviso de privacidad, la política de cancelación y los términos del evento. Si falta una, la inscripción se rechaza y no se crea. De cada texto aceptado se guarda una huella criptográfica, así que después se puede comprobar qué versión exacta leyó cada corredor.

En una venta en un punto de venta no hay casillas: la compra implica esas mismas aceptaciones, y Epix las registra a nombre del correo de quien compra, con la persona del organizador que hizo la venta como testigo.

Los términos del organizador no pueden incluir cláusulas ilegales o engañosas.

5. Cobro, cuota de servicio y devoluciones

El corredor transfiere el total directamente a la cuenta bancaria que publica el organizador. El dinero nunca pasa por Epix.

En consecuencia:

• el organizador garantiza que la cuenta bancaria publicada le pertenece o está autorizado para usarla, y autoriza a Epix a mostrar los datos mínimos de cobro en la ficha y en el checkout;
• el organizador revisa los comprobantes de transferencia. Un comprobante cargado no equivale a fondos recibidos;
• las devoluciones las decide y las paga el organizador, conforme a los términos que publicó. Epix no puede emitir un reembolso ni revertir una transferencia, según se describe en la política de cancelación y reembolso.

Venta en persona en puntos de venta

El organizador puede registrar en Epix hasta 20 puntos de venta activos (su oficina, una tienda o un patrocinador) y vender inscripciones en persona mientras las inscripciones de su evento están abiertas. El sistema cierra la venta en persona con la fecha límite de inscripción, con una suspensión de inscripciones y desde el día del evento. Cuando usa esta función, el organizador:

• registra en Epix cada inscripción que vende en sus puntos de venta, al mismo precio y con la misma cuota de servicio que en línea, de modo que el cupo, los dorsales y los pases sean los mismos para todos los participantes;
• cobra en persona, en efectivo o con su propia terminal de tarjeta, y responde por ese dinero, por el cuadre de cada caja y por las devoluciones de las ventas que anule. Epix no recibe ni maneja ese dinero;
• responde por las personas de su equipo que asigna como vendedoras, que actúan en su nombre;
• informa a quien compra, antes de cobrar, que la compra implica aceptar los términos del corredor, el aviso de privacidad, la política de cancelación y los términos del evento, y registra un correo electrónico real de quien compra, al que Epix envía el boleto; y
• vende solo a personas adultas. Una persona menor de edad solo se inscribe dentro de la compra de una persona adulta que hace la declaración de responsabilidad.

Cada participante vendido en un punto de venta cuenta como corredor confirmado para la cuota de servicio, igual que uno inscrito en línea. Una venta anulada no cuenta.

Cuota de servicio de Epix

Epix cobra al organizador una cuota por cada corredor inscrito y confirmado en la plataforma. No es un porcentaje del precio de inscripción: es una tarifa fija por corredor, escalonada por volumen conforme a la tabla de tarifas que se adjunta como anexo firmado a este acuerdo para cada evento, antes de abrir inscripciones.

Las inscripciones que quedan en Q0, por una distancia gratuita o por un código de descuento que cubre todo el precio, cuentan como corredores confirmados y generan la cuota a cargo del organizador. Al participante nunca se le suma la cuota en una inscripción en Q0. Las partes pueden pactar por escrito, para un evento, que esas inscripciones no generen cuota.

El dinero del corredor sigue sin pasar por Epix. La cuota se le cobra al organizador por separado, en los momentos y plazos que las partes acuerden para ese evento.

El organizador elige, para cada evento, cómo se aplica la cuota:

• adicional al participante: la cuota se suma al precio de inscripción y el checkout la muestra como una línea aparte antes de pagar; o
• incluida en el precio: al participante no se le agrega ningún cargo y la cuota sale del precio que el organizador publicó.

En las dos modalidades el participante transfiere un solo total a la cuenta del organizador y el organizador recibe ese total completo. La modalidad elegida queda fija una vez que el evento registra su primera inscripción pagada.

La cuota por corredor que se aplica a las inscripciones se pacta al abrir el evento y no cambia durante la convocatoria, aunque el organizador amplíe el cupo o el evento cambie de rango. Salvo que las partes pacten otra por escrito con base en los inscritos de una edición anterior, esa cuota es la del primer rango de la tabla.

El importe que Epix cobra por el evento se determina con los corredores confirmados, así:

• en la modalidad adicional, Epix cobra la cifra mayor entre la suma de la cuota que corresponde a las inscripciones confirmadas con la cuota adicional, incluida la de las inscripciones en Q0 a cargo del organizador, el importe que resulta de aplicar la tabla al total final de corredores confirmados y el pago mínimo garantizado. Si el evento crece de rango no hay rebaja: el importe nunca baja de esa suma;
• en la modalidad incluida, Epix cobra el importe que resulta de aplicar la tabla al total final de corredores confirmados, elevado al pago mínimo garantizado.

Salvo condiciones de pago pactadas distintas para el evento, Epix emite un aviso de cobro del anticipo del 50 % del importe que resultaría con el cupo proyectado cuando los corredores confirmados alcanzan el 50 % de ese cupo, pagadero dentro de 5 días hábiles desde su emisión, y emite el aviso de cobro del saldo desde 5 días antes de la fecha límite de inscripción o desde que el evento llena su cupo, con fecha límite de pago 3 días antes del evento. Los corredores que se confirmen después del aviso de cobro del saldo se cobran con un aviso de cobro complementario. Son días hábiles los de lunes a viernes, excepto los feriados nacionales de Guatemala.

El conteo que determina la cuota es el registrado en la plataforma. Epix pone ese conteo y el detalle por corredor a disposición del organizador en su panel, con el precio de inscripción, el total que pagó el corredor y la cuota de servicio que Epix le cobra al organizador por ese corredor, cada uno por separado.

Si el organizador no paga la cuota en el plazo acordado, el operador de Epix puede suspender manualmente, desde el panel administrativo, las inscripciones nuevas de ese evento: mientras dura la suspensión no se emiten pases nuevos. Las inscripciones ya pagadas o ya en curso y sus pases no se ven afectados en ningún caso. Epix avisa al organizador antes de suspender, y la suspensión termina en cuanto el pago queda regularizado.

Fuera de alcance de esta versión: cuentas conectadas, retenciones, reservas, saldos negativos, contracargos y pago con tarjeta. Ninguno de esos flujos existe en el producto y este acuerdo no los regula. Habilitar cualquiera de ellos obliga a negociar un anexo comercial nuevo con el contrato del proveedor a la vista.

6. Impuestos

Cada parte cumple sus propias obligaciones tributarias.

El organizador es quien vende la inscripción: recibe el total que paga el corredor, con la cuota de servicio incluida cuando se suma al participante, y lo documenta ante el corredor conforme a su propio régimen.

Epix está en fase de prueba: no es una sociedad mercantil registrada y todavía no está inscrito ante la SAT como contribuyente, así que no emite facturas ni ningún otro documento tributario. Por cada pago que recibe del organizador entrega una constancia de pago, que deja constancia del cobro pero no es un documento tributario. Si Epix se inscribe ante la SAT, lo avisará al organizador por correo con al menos 15 días de anticipación antes de empezar a emitir documentos tributarios por su cuota de servicio.

La cuota de servicio de Epix es un costo del organizador que Epix le cobra a él. Las tarifas de Epix son finales, con los impuestos que en su momento les correspondan incluidos.

Si el organizador está obligado por ley a retener impuestos sobre lo que paga a Epix, entrega a Epix la constancia de retención en el mismo mes del pago.

Epix no cobra nada al corredor por separado ni interviene en las obligaciones tributarias del organizador frente a sus participantes.

7. Datos personales y seguridad

El tratamiento de los datos de participantes se rige por la política de privacidad de Epix publicada en epixeventos.com, que describe las finalidades, el acceso del staff, la atención de solicitudes de titulares, los plazos de retención y los proveedores utilizados.

El organizador es responsable de los datos de sus participantes: no puede exportarlos ni reutilizarlos para marketing sin aviso, base legal o consentimiento aprobados, ni pedir a Epix datos fuera de su evento. El contacto de emergencia, los datos de menores y los comprobantes de pago requieren controles reforzados.

Los incidentes se reportan a soporte@epixeventos.com.

8. Contenido, marcas e imagen

El organizador garantiza que tiene los derechos sobre los textos, logos, patrocinadores e imágenes que carga, y concede a Epix una licencia limitada para operar y promover el evento mientras ese evento exista en la plataforma. Los eventos ya realizados conservan sus imágenes como registro histórico de la carrera. La licencia no habilita a Epix a usar esos materiales para promocionar otros eventos ni fuera del contexto del evento al que pertenecen.

El uso de la imagen de los participantes requiere un mecanismo de consentimiento separado y válido. Los reclamos de contenido se reciben en soporte@epixeventos.com.

9. Soporte e incidentes

El único canal de soporte existente hoy es soporte@epixeventos.com, atendido por el operador. El plazo de respuesta comprometido es de tres días hábiles.

10. Plazo, suspensión y terminación

La suspensión inmediata se limitará a fraude, riesgo, ilegalidad o incumplimiento grave. Al terminar deben protegerse los participantes, las inscripciones en curso, las solicitudes pendientes y los datos, con transición y eliminación o devolución, sin retención indefinida por defecto.

11. Garantías, indemnidad, responsabilidad y seguros

Aquí no se incorpora ninguna exoneración general.

12. Confidencialidad y auditoría

Ambas partes conservarán evidencia mínima y permitirán una auditoría proporcional con aviso y confidencialidad.

13. Ley, controversias, cesión y cambios

Este acuerdo se rige por las leyes de Guatemala. Los cambios a este acuerdo se avisan al organizador por correo con al menos 15 días de anticipación y nunca afectan un evento que ya tenga inscripciones abiertas. Los cambios no serán retroactivos a inscripciones existentes.

Anexos requeridos

La tabla de tarifas se adjunta como anexo firmado a este acuerdo para cada evento, junto con las condiciones de pago pactadas. El pago mínimo garantizado es de Q500 y aplica únicamente al rango de 1 a 100 corredores confirmados; los demás rangos de la tabla no tienen un mínimo garantizado propio.

Los demás anexos comerciales (cuentas conectadas, conciliación con procesador, contracargos y matriz fiscal) no aplican mientras Epix no maneje fondos.

Firmas